Erkend referent IND: aanvraag, voordelen en meer

Het aanvraagproces voor erkende referent kan worden onderverdeeld in twee groepen: een relatief eenvoudige procedure voor bedrijven die korter dan 3 jaar bestaan en een moeilijke en langdurige procedure voor bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan.

Ondanks dat de IND afzonderlijke procedures heeft, afhankelijk van de volwassenheid van de bedrijven, zijn er een aantal vereisten waar alle bedrijven (ongeacht de duur van het bestaan) aan moeten voldoen.

Deze voorwaarden omvatten registratie in het Handelsregister in Nederland en voldoen aan de vastgestelde gedragscode die relevant is voor je organisatie.

Om de bijgewerkte algemene voorwaarden voor 2024 te zien, bezoek de IND.

Voor bedrijven die korter dan 3 jaar bestaan, kan de IND besluiten dat het bedrijf een moeilijkere en langdurige procedure moet volgen. Dit is het geval wanneer de IND twijfelt aan de continuïteit en solvabiliteit van het bedrijf.

In dit geval moet het bedrijf een ondernemingsplan presenteren samen met de andere aanvraagvereisten. De aanvraagprocedure kan tot 6 maanden duren.

De aanvraagprocedure voor deze bedrijven wordt zorgvuldig beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en niet door de IND. De RVO beoordeelt de stabiliteit en solvabiliteit van het bedrijf op basis van een puntensysteem zoals hieronder uiteengezet.

Als het bedrijf voldoende punten behaalt, volgt een positief advies van de RVO. Het bedrijf wordt dan een door de IND erkende referent.

Een totaal van 100 punten kan worden behaald. 50 punten zijn voldoende voor een positief advies.

Voordat de RVO de aanvraag gaat beoordelen, controleert de RVO eerst of:

Voor bedrijven die te maken hebben gehad met overnames van aandeelhouders, surseance van betaling of faillissement, moet het bedrijf documentatie over de zaak presenteren. Als het bedrijf niet adequaat kan onderbouwen wat er is gebeurd, zal de RVO niet overgaan tot de volledige beoordeling.

Bedrijven die langer dan drie jaar bestaan, kunnen door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) worden erkend als sponsor zonder beoordeling.

Hoewel deze bedrijven de RVO-beoordeling kunnen overslaan, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

Normaal gesproken kan de IND binnen vier weken na indiening een beslissing nemen over de aanvraag voor deze bedrijven.

Echter, de wettelijke beslissingstermijn is drie maanden.

De documenten die je als bedrijf moet indienen, kunnen verschillen op basis van de volwassenheid van het bedrijf. Is je bedrijf meer dan 3 jaar actief in Nederland, dan moeten jaarrekeningen worden ingediend, inclusief een winst- en verliesrekening en een balans van de afgelopen drie jaar.

Als je bedrijf langer dan 1,5 jaar, maar korter dan drie jaar actief is, kunnen documenten jaarrekeningen omvatten, inclusief een winst- en verliesrekening en een balans, samen met een verklaring van naleving van fiscale verplichtingen.

Hieronder splitsen we andere specifieke documenten op, die vereist zijn wanneer je bedrijf eerst door de RVO moet worden beoordeeld op continuïteit en solvabiliteit, zoals gevraagd door de IND.

Het belangrijkste voordeel van het worden van een door de IND erkende referent is dat je bedrijf gemakkelijker kennismigranten kan aannemen en als referent kan optreden.

Daarnaast profiteert je bedrijf als erkende referent, van:

Hieronder de kosten voor 2024 voor het aanvragen van de status van erkend referent en de verplichtingen die door de IND aan je bedrijf worden gesteld zodra de aanvraag is goedgekeurd.

anaf 2024 bedragen de IND-aanvraagkosten voor bedrijven die de status van IND erkende referent aanvragen € 4560,-.

Echter, als je bedrijf minder dan 50 werknemers heeft, zijn de aanvraagkosten € 2279,-.

Wanneer je het proces initieert om IND erkend referent te worden, ontvangt je bedrijf een brief met uitleg over hoe je kunt betalen.

Zodra je bedrijf een door de IND erkende werkgever wordt, is het werk nog niet voorbij. Om in goede staat te blijven bij de IND als erkend referent, moet je bedrijf altijd voldoen aan de volgende verplichtingen:

Bijvoorbeeld, als een IND erkende werkgever ben je verplicht de IND te informeren over eventuele wijzigingen van werknemers die de verblijfstatus van je geregistreerde kennismigranten kunnen beïnvloeden. Je hebt vier weken de tijd om de wijzigingen aan de IND te rapporteren.

Wijzigingen waarover de IND moet worden geïnformeerd, zijn onder meer:

Wat betreft het bijhouden van administratie, vereist de IND dat je bedrijf de gegevens van al je kennismigranten nauwkeurig bewaart. Als bedrijf ben je verplicht deze informatie te bewaren tot vijf jaar nadat je als bedrijf niet langer erkend referent bent van de kennismigrant. Meer informatie over de documenten die je als bedrijf moet opslaan.

Ten slotte, zodra je IND erkend referent wordt, heeft je bedrijf de verantwoordelijkheid om de normen en vastgestelde voorwaarden voor werknemers die als kennismigranten worden aangenomen, te handhaven.

De IND kan op elk moment controleren of je organisatie voldoet aan de regels, bijvoorbeeld door informatie bij je organisatie op te vragen. Als je niet aan de regels voldoet, kan de IND een aantal maatregelen nemen.

De IND kan de erkende referent als erkende sponsor opschorten. Tijdens de opschorting zal de IND onderzoeken of de organisatie nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor erkenning.

Als de organisatie meerdere keren niet aan de regels voldoet of niet langer voldoet aan de voorwaarden voor erkenning, kan de IND de erkenning intrekken. De IND kan de organisatie dan voor 5 jaar weigeren als erkende sponsor.

In het geval van opschorting of intrekking van erkenning, kan de IND de verblijfsvergunning van de kennismigranten die bij je in dienst zijn, intrekken.

De eerste keer dat de erkende referent niet aan de regels voldoet, volgt meestal een waarschuwing. De IND kan een boete opleggen bij een volgende overtreding.

De hoogte van de boete hangt onder andere af van de ernst van de overtreding en het aantal overtredingen. In het geval van ernstige overtredingen kan de IND ook direct een boete opleggen, zonder voorafgaande waarschuwing.

De IND is verplicht aangifte te doen als er een redelijk vermoeden van een strafbaar feit bestaat.

Bijvoorbeeld, als de organisatie opzettelijk onjuiste informatie heeft verstrekt. Het Openbaar Ministerie zal dan bepalen of je organisatie zal worden vervolgd. In dat geval kan de organisatie een boete krijgen of kan de directeur tot gevangenisstraf worden veroordeeld.

Als de kennismigrant niet langer legaal in Nederland kan verblijven, controleert de Nederlandse overheid of hij Nederland verlaat. Als hij niet uit eigen beweging vertrekt, kan de overheid hem uitzetten. De IND kan de kosten die hierdoor worden gemaakt, verhalen op de erkende referent. Dit betreft de kosten voor vervoer naar het vliegveld of de grens, het vliegticket en de kosten van reisdocumenten, zoals een vervangend paspoort. De kosten kunnen worden verhaald vanaf 1 jaar nadat je organisatie niet langer optreedt als sponsor voor de betreffende kennismigrant.

Voor Nederlandse bedrijven zonder de capaciteit of mogelijkheid om zelf de aanvraag te initiëren en de stappen te doorlopen om een door de IND erkende werkgever te worden, bieden payrollbedrijven zoals All About Expats een goed alternatief.

Onze dienstverlening stelt bedrijven in staat om het juridische werkgeverschap in de vorm van payrolling te verzorgen, waardoor wij alle relevante IND-zaken voor de kandidaat regelen. Wij worden hierdoor de wettelijke werkgever van je werknemers, terwijl de werknemers voor jouw organisatie blijven werken.

Aangezien wij een door de IND erkende werkgever zijn, kan je organisatie kennismigranten werven en in dienst nemen. Wij handelen het erkend referentschap en het aanvraagproces voor deze werknemers, en dienen als referent.

Wij vervullen ook taken, zoals betalingsverwerking, belastinginhouding, socialezekerheidsbijdragen, aanvullende immigratieondersteuning zoals de 30%-regeling, en eventuele vergunningsaanvragenvoor kennismigranten in je personeelsbestand.

Deze regeling is voordelig voor bedrijven met een grote tijdelijke workforce of kleine HR-teams. Je organisatie kan zich concentreren op de kernactiviteiten, terwijl je de administratieve taken en aan ons overlaat.