In dit artikel

Erkend Referent IND

Alleen als een erkende referent van de IND kan een organisatie kennismigranten in dienst nemen.

De Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) heeft erkende referenten (betreffende Nederlandse bedrijven) gedefinieerd als betrouwbare partners die een speciale status van de Nederlandse overheid hebben gekregen.

Deze speciale status stelt het bedrijf niet alleen in staat om als sponsor voor verblijfsvergunningen voor kennismigranten op te treden, maar het stelt het bedrijf ook in staat om de aanvraagprocedures bij de IND te versnellen.

In dit artikel richten we ons uitsluitend op de aanvraagstappen en -vereisten voor Nederlandse bedrijven.

Hieronder geven we de stappen weer voor de vereisten, aanvraagprocedures, voordelen en kosten om een erkende referent van de IND te worden en de verplichtingen als erkende referent van de IND.

We bespreken ook alternatieven voor bedrijven die internationaal talent willen inhuren zonder erkende referent te worden.

Aanvraagprocedure om een erkende referent van de IND te worden

Het aanvraagproces voor erkende referent kan worden onderverdeeld in twee groepen: een relatief eenvoudige procedure voor bedrijven die korter dan 3 jaar bestaan en een moeilijke en langdurige procedure voor bedrijven die langer dan 1,5 jaar bestaan.

Ondanks dat de IND afzonderlijke procedures heeft, afhankelijk van de volwassenheid van de bedrijven, zijn er een aantal vereisten waar alle bedrijven (ongeacht de duur van het bestaan) aan moeten voldoen.

Deze voorwaarden omvatten registratie in het Handelsregister in Nederland en voldoen aan de vastgestelde gedragscode die relevant is voor je organisatie. De organisatie moet ook de jaarcijfers, geverifieerd door een onafhankelijke partij, over de afgelopen 3 jaar verstrekken.

Om de bijgewerkte algemene voorwaarden voor 2025 te zien, bezoek de website van de IND.

Instructievideo van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)

Bedrijven minder dan 3 jaar actief in Nederland

Voor bedrijven die korter dan 3 jaar bestaan, kan de IND besluiten dat het bedrijf een moeilijkere en langdurige procedure moet volgen. Dit is het geval wanneer de IND twijfelt aan de continuïteit en solvabiliteit van het bedrijf.

In dit geval moet het bedrijf een ondernemingsplan presenteren samen met de andere aanvraagvereisten. De aanvraagprocedure kan tot 6 maanden duren.

De aanvraagprocedure voor deze bedrijven wordt zorgvuldig beoordeeld door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en niet door de IND. De RVO beoordeelt de stabiliteit en solvabiliteit van het bedrijf op basis van een puntensysteem zoals hieronder uiteengezet.

Als het bedrijf voldoende punten behaalt, volgt een positief advies van de RVO. Het bedrijf wordt dan een door de IND erkende referent.

Een totaal van 100 punten kan worden behaald. Voor een positief advies zijn minimaal 50 punten nodig.

Voordat de RVO de aanvraag gaat beoordelen, controleert de RVO eerst of:

  • het bedrijf geregistreerd staat in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • er wijzigingen in de aandeelhoudersstructuur zijn geweest;
  • er ooit faillissement is aangevraagd;
  • er een overname of surseance van betaling heeft plaatsgevonden.

Voor bedrijven die te maken hebben gehad met overnames van aandeelhouders, surseance van betaling of faillissement, moet het bedrijf documentatie over de zaak presenteren. Als het bedrijf niet adequaat kan onderbouwen wat er is gebeurd, zal de RVO niet overgaan tot de volledige beoordeling.

Bedrijf meer dan 3 jaar actief in Nederland

Bedrijven die langer dan drie jaar bestaan, kunnen door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) worden erkend als sponsor zonder beoordeling.

Hoewel deze bedrijven de RVO-beoordeling kunnen overslaan, dient aan de volgende voorwaarden te worden voldaan:

  • Geregistreerd zijn in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
  • Geen achterstand hebben bij de betaling van socialezekerheidsbijdragen en loonbelasting;
  • In de vier jaar voorafgaand aan de aanvraag voor erkenning als referent geen boete heeft gekregen voor een belastingdelict, of een boete voor overtreding van de Wet arbeid vreemdelingen (WAV), Wet minimumloon en vakantiebijslag, en de Vreemdelingenwet;

  • Betrouwbaar moeten zijn, de IND kan in dit verband om een verklaring omtrent het gedrag vragen;
  • Niet failliet zijn verklaard in de afgelopen drie jaar;
  • Bewijs van stabiele winstgevendheid behouden (hebben).

Normaal gesproken kan de IND binnen vier weken na indiening een beslissing nemen over de aanvraag voor deze bedrijven.

Echter, de wettelijke beslissingstermijn is drie maanden.

Vereiste documenten

De documenten die je als bedrijf moet indienen, kunnen verschillen op basis van de volwassenheid van het bedrijf. Is je bedrijf meer dan 3 jaar actief in Nederland, dan moeten jaarrekeningen worden ingediend, inclusief een winst- en verliesrekening en een balans van de afgelopen drie jaar.

Als je bedrijf langer dan 1,5 jaar, maar korter dan drie jaar actief is, kunnen documenten jaarrekeningen omvatten, inclusief een winst- en verliesrekening en een balans, samen met een verklaring van naleving van fiscale verplichtingen.

Hieronder splitsen we andere specifieke documenten op, die vereist zijn wanneer je bedrijf eerst door de RVO moet worden beoordeeld op continuïteit en solvabiliteit, zoals gevraagd door de IND.

DocumentenUitlegPunten RVO
OndernemingsplanProduct/dienstbeschrijving: kenmerken, toepassing, mate waarin het product/dienst voldoet aan de algemene marktbehoeften, en unique selling points.Max. 15 punten
Marktanalyse: potentiële klanten, concurrenten, toetredingsbarrières, samenwerking, risico’s, prijsbeleid, marketing / promotie.Max. 25 punten
Organisatieis er sprake van een heldere en adequate organisatiestructuur van de onderneming in Nederland? Beschikken de directeuren/eigenaren van het bedrijf over de juiste competenties op het gebied van ondernemerschap, management en het product of dienst?Max. 20 punten
Financieel planHet plan moet worden opgesteld door een onafhankelijke accountant of accountant en moet de volgende elementen bevatten:
Balans (waarde van activa)
minder dan < € 50.000 (0 punten)
tussen € 50.000 en € 250.000 (max. 10 punten)
meer dan € 250.000 (max. 15 punten)
Max. 15 punten
Omzetprognose (jaarlijks)
minder dan € 125.000 (0 punten)
tussen € 125.000 en € 250.000 (3 punten)
tussen € 250.000 en € 500.000 (7 punten)
meer dan € 500.000 (10 punten)
Max. 10 punten
Liquiditeitsprognose
Moet binnen 3 jaar positief zijn
Max. 15 punten

Voordelen erkenning als referent

Het belangrijkste voordeel van het worden van een door de IND erkende referent is dat je bedrijf nu kennismigranten kan aannemen.

Daarnaast profiteert je bedrijf als erkende referent, van:

  • een versnelde toelatingsprocedure (meestal twee weken tijd);
  • een vast aanspreekpunt bij de IND voor eventuele vragen en assistentie;
  • minder document die moeten worden ingediend bij aanvraagformulieren voor een kennismigrant;
  • de mogelijkheid om verblijfsvergunningen online aan te vragen via Portaal Zakelijk van de IND.
  • het niet verplicht zijn om een minimum of maximum aantal aanvragen per jaar in te dienen.

Aanvraagkosten erkenning als referent

Vanaf 2025 bedragen de IND-aanvraagkosten voor bedrijven die de status van IND erkende referent aanvragen € 4.866,00.

Als je organisatie minder dan 50 werknemers heeft, zijn de aanvraagkosten €2.432,00.

Wanneer je het proces initieert om IND erkend referent te worden, ontvangt je bedrijf een brief met daarin de betalingsprocedure en de noodzakelijke stappen.

Verplichten als erkende referent

Zodra je bedrijf een door de IND erkende werkgever wordt, is het werk nog niet voorbij. Om als erkende sponsor bij de IND in aanmerking te blijven komen, moet je organisatie altijd voldoen aan de volgende wettelijke verplichtingen:

Informatieplicht

Een erkende referent moet wijzigingen die gevolgen hebben voor de verblijfsvergunning van de geregistreerde kennismigrant of de erkenning als referent, melden aan de IND. De IND moet een wijziging in de regel binnen 4 weken melden.

Wijzigingen waarvan de IND op de hoogte moet worden gesteld, zijn onder meer:

  • Indien de werknemer niet meer aan de looneis voldoet;
  • Als het arbeidscontract is beëindigd;
  • Indien de werknemer een andere functie heeft gekregen;

  • Als de werknemer terugkeert naar het land van herkomst;
  • Als de werknemer verhuist;
  • Als je als erkend referent geen toezicht meer houdt op de werknemer.

Verplichting tot het bijhouden en bewaren van gegevens

Wat betreft het bijhouden van gegevens, eist de IND dat je organisatie nauwkeurig de gegevens van alle kennismigranten die in dienst zijn worden bewaart. 

Bijvoorbeeld:

  • Het besluit tot indiensttreding of tot aanstelling;
  • De werkvergunning indien vereist;
  • De loonspecificaties;
  • Een kopie van het paspoort.

Ook als je niet meer als erkende referent voor de kennismigrant fungeert, dien je de relevante gegevens en documenten nog 5 jaar te bewaren. Mocht de IND hierom vragen, dan moet de erkende referent deze gegevens kunnen tonen.

Zorgplicht

Ten slotte, zodra je IND erkende referent wordt, heeft je bedrijf de verantwoordelijkheid om de normen en vastgestelde voorwaarden voor werknemers die als kennismigranten worden aangenomen, te handhaven.

Een erkende referent moet de kennismigrant ook informeren en op de hoogte houden van de toelatings- en verblijfsvoorwaarden en andere regelgeving.

Verplichtingen niet nakomen en niet-naleving

De IND kan op elk moment controleren of je organisatie voldoet aan de regels, bijvoorbeeld door informatie bij je organisatie op te vragen. Als je niet aan de regels voldoet, kan de IND een aantal maatregelen nemen.

Schorsing of intrekking van de erkenning

De IND kan de erkende referent als erkende sponsor opschorten. Tijdens de opschorting zal de IND onderzoeken of de organisatie nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor erkenning.

Als de organisatie meerdere keren niet aan de regels voldoet of niet langer voldoet aan de voorwaarden voor erkenning, kan de IND de erkenning intrekken. De IND kan de organisatie dan voor 5 jaar weigeren als erkende sponsor.

Intrekking van de verblijfsvergunningen

Bij schorsing of intrekking van de erkenning kan de IND de verblijfsvergunning intrekken van de kennismigrant die in dienst is bij de geschorste referent.

Waarschuwing en overheidsboete

De eerste keer dat de erkende referent niet aan de regels voldoet, volgt meestal een waarschuwing. De IND kan een boete opleggen bij een volgende overtreding.

De hoogte van de boete hangt onder andere af van de ernst van de overtreding en het aantal overtredingen. In het geval van ernstige overtredingen kan de IND ook direct een boete opleggen, zonder voorafgaande waarschuwing.

Aangifte van een strafbaar feit

De IND is verplicht aangifte te doen als er een redelijk vermoeden van een strafbaar feit bestaat.

Bijvoorbeeld, als de organisatie opzettelijk onjuiste informatie heeft verstrekt. Het Openbaar Ministerie bepaalt vervolgens of de organisatie wordt vervolgd. In dat geval kan de organisatie een boete krijgen of kan de directeur tot gevangenisstraf worden veroordeeld.

Uitzettingskosten

Als de kennismigrant niet meer legaal in Nederland kan verblijven, controleert de Nederlandse overheid of de kennismigrant Nederland verlaat. Als de kennismigrant niet uit eigen beweging vertrekt, kan de overheid hem uitzetten. De IND kan de kosten die hierdoor worden gemaakt, verhalen op de erkende referent. Dit betreft de kosten voor vervoer naar het vliegveld of de grens, het vliegticket en de kosten van reisdocumenten, zoals een vervangend paspoort. De kosten kunnen worden verhaald tot maximaal 1 jaar nadat de organisatie niet langer optreedt als referent voor de betreffende kennismigrant.

Uitbesteden van het werkgeverschap en payrolling

All About Expats is een expert op het gebied van expats en is een IND erkende referent. Jaarlijks maken veel werkgevers, intermediairs en wervingsbureaus gebruik van onze diensten om kennismigranten aan te nemen.

Wanneer je gebruik maakt van onze payrolling dienstverlening, dan hoef je als organisatie geen zorgen meer te maken over het erkende referentschap of over de bijbehorendde verplichtingen en administratieve taken.

Daarnaast kunnen wij de gehele aanvraag voor je organisatie verzorgen. Ook kunnen wij het volledige immigratieproces namens jouw organisatie overnemen door de vergunningsaanvragen voor kennismigranten in te dienen bij de IND via onze Immigratiedienstverlening voor werkgevers.

Related Posts

  • highly skilled migrant in the Netherlands

    Kennismigranten aannemen in Nederland

  • highly skilled migrant in the Netherlands

    Kennismigranten aannemen in Nederland