Een relocation service regelt voor jou als werkgever de praktische en administratieve stappen rondom de verhuizing van Highly Skilled Migrants naar Nederland, zodat de medewerker snel kan starten en jullie processen compliant blijven. Denk aan coördinatie van immigratie, huisvesting, registraties en onboarding, afgestemd op jullie organisatie en de situatie van de medewerker.
Welke onderdelen precies onder relocation vallen, verschilt per nationaliteit, gemeente, startdatum en contractduur. Ook de rolverdeling hangt af van of jullie zelf erkend referent zijn of werken via een externe partij die dat erkend referentschap invult.
Hieronder vind je per vraag een direct antwoord, inclusief de stappen, documenten, kosten en selectiecriteria die werkgevers meestal willen weten.
Wat doet een relocation service voor jou als werkgever?
Een relocation service neemt de uitvoering en regie over van verhuis en vestigingszaken voor Highly Skilled Migrants, zodat jij minder tijd kwijt bent aan afstemming met gemeenten, verhuurders en instanties. Je krijgt één proces met duidelijke taken, deadlines en documentchecks, waardoor de medewerker sneller landt en jij minder risico loopt op fouten in compliance en administratie.
In de praktijk gaat het vaak om een combinatie van planning, begeleiding en controle. Een goede relocation partner werkt met checklists per nationaliteit en gezinssituatie en bewaakt de volgorde van acties, zonder te doen alsof elke situatie hetzelfde is.
- Projectmanagement van alle stappen tot en met de eerste weken in Nederland
- Begeleiding van de medewerker bij afspraken, formulieren en lokale regels
- Afstemming met HR en hiring managers over startdatum, onboarding en vereisten
- Risicoreductie door documentcontrole en heldere dossiervorming
Welke stappen regelt een relocation service vóór aankomst en na aankomst?
Vóór aankomst regelt een relocation service vooral planning, documentvoorbereiding en praktische randvoorwaarden zoals tijdelijke huisvesting en afspraken. Na aankomst ligt de focus op lokale registraties, het ophalen van het verblijfsdocument, waar van toepassing, en het opstarten van zaken zoals bank, zorgverzekering en onboarding. De exacte volgorde verschilt per gemeente en situatie.
Stappen vóór aankomst
- Intake met jou en de medewerker over startdatum, gezin, woonwensen en deadlines
- Documentcheck voor immigratie en lokale registraties, inclusief vertalingen waar nodig
- Voorbereiden van huisvesting: tijdelijk, long stay of hulp bij het huurproces
- Inplannen van afspraken die je vroeg wilt vastleggen, zoals gemeente- of IND loketmomenten
- Praktische pre arrival info: wat mee te nemen, wat te regelen, wat te verwachten bij aankomst
Stappen na aankomst
- Begeleiding bij BRP inschrijving en het verkrijgen van een BSN zodra dat kan
- Begeleiding bij het ophalen van het verblijfsdocument bij de IND als dat onderdeel is van de route
- Ondersteuning bij bankrekening, mobiele provider en basisvoorzieningen
- Uitleg over zorgverzekering: wie in Nederland woont of werkt, moet in principe binnen vier maanden een Nederlandse zorgverzekering afsluiten
- Onboarding support: uitleg over loonstrook, vakantiedagen, reiskosten en interne processen
Let op: of iemand al kan inreizen tijdens de procedure hangt af van de nationaliteit. Voor niet MVV plichtige landen zoals de VS, Canada, Australië, Japan en Zuid Korea gelden vaak andere situaties dan voor MVV plichtige nationaliteiten.
Welke documenten en compliance-zaken vallen vaak onder relocation?
Onder relocation vallen vaak documentverzameling, identiteitschecks, dossiervorming en begeleiding bij registraties die nodig zijn om legaal te wonen en te werken. Voor Highly Skilled Migrants gaat het daarnaast om het correct aansluiten van immigratie, HR en payroll processen, zodat jullie als werkgever voldoen aan verplichtingen en de medewerker geen onnodige vertraging oploopt.
Welke documenten je nodig hebt, verschilt per route en persoonlijke situatie, maar dit zijn veelvoorkomende onderdelen:
- Paspoort en eventuele legalisaties of vertalingen van burgerlijke documenten
- Arbeidscontract en startdatumafspraken die aansluiten op de aangevraagde periode
- Bewijs van adres voor gemeentelijke registratie, waarbij mogelijkheden per gemeente sterk kunnen verschillen
- IND gerelateerde stukken voor de kennismigrantenregeling, waarbij de werkgever een verblijfsvergunning aanvraagt bij de IND
- Werkgeversverplichtingen als erkend referent: meldplicht, informatieplicht, administratieplicht en zorgplicht
Een relocation service helpt ook om verwachtingen goed te managen. De IND behandelt aanvragen van erkend referenten doorgaans versneld en vaak binnen enkele weken, maar doorlooptijden blijven afhankelijk van dossierkwaliteit en drukte.
Wat kost een relocation service en welke pakketten zijn er?
De kosten van een relocation service hangen meestal af van het aantal stappen dat je uitbesteedt, de gezinssituatie, de gewenste huisvestingsondersteuning en de complexiteit van het dossier. Veel aanbieders werken met pakketten zoals basic, standard en full service, soms aangevuld met losse modules. Zo betaal je niet voor onderdelen die jullie intern al goed geregeld hebben.
In plaats van vaste bedragen is het nuttiger om pakketten te vergelijken op scope en verantwoordelijkheden. Dit overzicht helpt je om appels met appels te vergelijken:
- Basic: intake, planning, documentcheck, begeleiding bij eerste registraties
- Standard: basic plus afspraakcoördinatie, begeleiding bij gemeente en praktische onboarding
- Full service: standard plus intensieve huisvestingssupport, gezinsbegeleiding en extra nazorg
- Add ons: partner en kind ondersteuning, verlengingen, extra afspraken, spoedtrajecten waar mogelijk
Vraag bij offertes altijd door naar wat er gebeurt als een afspraak pas later beschikbaar is, of als een gemeente andere eisen stelt. Dat soort details bepaalt in de praktijk of je planning haalbaar blijft.
Hoe kies je de juiste relocation partner voor jullie organisatie?
Je kiest de juiste relocation partner door te toetsen op ervaring met Highly Skilled Migrants, procesbeheersing, compliance kennis en de mate waarin ze jullie HR en hiring planning echt ondersteunen. Let niet alleen op een mooie pakketnaam, maar op wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe escalaties lopen en hoe transparant de partner communiceert met jou en de medewerker.
Gebruik deze selectievragen in jullie intake of RFP:
- Scope: welke stappen vallen wel en niet onder relocation, en wat zijn optionele modules?
- Compliance: hoe borgen ze dossiervorming en verplichtingen rond erkend referentschap?
- Doorlooptijd: hoe plannen ze afspraken, en wat is het plan bij beperkte beschikbaarheid?
- Communicatie: krijg je één vast aanspreekpunt en duidelijke statusupdates?
- Ervaring: hebben ze aantoonbare routine met non EU kennismigranten en technische profielen?
- Integratie: sluiten ze aan op jullie HR, payroll en onboarding processen zonder dubbel werk?
Een praktische tip: laat de partner een voorbeeldplanning maken voor één realistische hire, inclusief afhankelijkheden zoals startdatum, huisvesting en gemeentelijke registratie. Dat maakt verschillen snel zichtbaar.
Hoe All About Expats helpt met relocation voor werkgevers?
We helpen werkgevers met relocation door immigratie, werkgeverschap en praktische vestiging voor Highly Skilled Migrants in één proces te organiseren, met focus op snelheid en compliance. Afhankelijk van jullie inrichting zijn jullie zelf erkend referent, of nemen wij die rol op ons, zodat je niet alles intern hoeft op te bouwen. Voor werkgevers die ook immigratie willen combineren met relocation bieden we een duidelijke route via immigratie voor werkgevers, en als je snel wilt afstemmen over jullie situatie kun je direct contact opnemen via onze contactpagina.
